Speech2Printer — modernste Dokumentation

DictaTeam - Speech2Printer

Speech2Printer

Fest instal­lier­te Büro-Infra­struk­tu­ren in die Mobi­li­tät zu über­füh­ren ist eine Her­aus­for­de­rung, der ich mich gestellt habe. Den fol­gen­den Pro­zess habe ich rea­li­siert. Die­ser kann jeder­zeit an Hand von dif­fe­rie­ren­den Vor­ga­ben modi­fi­ziert wer­den.

  • Gedan­ken per Spra­che auf­zeich­nen
  • Die­se Auf­zeich­nung ver­schlüs­selt über eine Cloud an eine Sprach­er­ken­nungs­soft­ware sen­den
  • Die gespro­che­nen Gedan­ken durch eine pro­fes­sio­nel­le Sprach­er­ken­nung in einer Cloud tran­skri­bie­ren las­sen
  • Über die glei­che Cloud die fer­ti­gen Tex­te an sich selbst und das eige­ne Büro sen­den las­sen
  • Zuletzt, wo immer man sich auf­hält, aus­dru­cken kön­nen.

Die Lösung “Speech2Printer” gibt es in zwei ver­schie­de­nen Aus­prä­gun­gen.

Der Prozess — Vom gesprochenen Wort zum gedruckten Text

Claus Michael Sattler - Speech2Printer

Dezentrale / zentrale Dokuementenerstellung, zentraler Ausdruck

Bei einer Ver­si­che­rungs­ge­sell­schaft soll­ten die Mit­ar­bei­ter im Ver­trieb-Außen­dienst und im Außen­dienst für die Scha­den­be­ar­bei­tung ihre Berich­te nicht mehr von Hand tip­pen, son­dern die­se unter­wegs mit mög­lichst gerin­gem Auf­wand erstel­len kön­nen. Die Lösung ist wie folgt rea­li­siert wor­den:
Als Basis dient das von mei­nem Team und mir ent­wi­ckel­te Smart­pho­ne-Dik­tier­ge­rät „dic­ta­te on demand mobi­le“ von Dic­ta­Team. Mit die­ser Dik­tier-App kann nicht nur Spra­che auf­ge­zeich­net wer­den, son­dern sie kann sich auch auto­ma­tisch mer­ken, zu wel­chen Text­stel­len Fotos auf­ge­nom­men wur­den. Die Auf­zeich­nung sol­cher Sprach­da­tei­en mit Fotos kann sowohl unter­wegs, als auch im Büro erfol­gen. Das Smart­pho­ne oder der Tablet-PC macht die Auto­ren stand­ortu­n­ab­hän­gig.
Nach der Erstel­lung des Dik­ta­tes und der Fotos wer­den nun alle Bestand­tei­le über eine ver­schlüs­sel­te, in Deutsch­land betrie­be­ne Cloud-Sto­ra­ge-Lösung in eines der ange­schlos­se­nen Rechen­zen­tren vom Smart­pho­ne oder Tablet-PC ver­sandt.

Dezentrale / zentrale Dokuementenerstellung, dezentraler Ausdruck

Eine Inge­nieurs­ge­sell­schaft such­te nach einer mobi­len Doku­men­ta­ti­ons­lö­sung und der Mög­lich­keit, die dezen­tral oder zen­tral erstell­ten Doku­men­te mög­lichst dezen­tral aus­zu­dru­cken.
Basis die­ser Lösung ist eben­falls das bei der Ver­si­che­rungs­ge­sell­schaft – sie­he links von die­sem Bei­trag – ein­ge­setz­te Smart­pho­ne-Dik­tier­ge­rät „dic­ta­te on demand mobi­le“ von Dic­ta­Team, die Sprach­er­ken­nungs­lö­sung in den deut­schen Rechen­zen­tren und das ver­schlüs­sel­te, Bun­des­da­ten­schutz­ge­setz-kon­for­me Cloud-Sto­ra­ge-Sys­tem.
Für die Erstel­lung der Doku­men­ta­tio­nen nut­zen die Inge­nieu­rin­nen und Inge­nieu­re die glei­chen Ver­fah­ren wie die Mit­ar­bei­te­rin­nen und Mit­ar­bei­ter der Ver­si­che­rungs­ge­sell­schaft. Eine spe­zi­el­le Import-Soft­ware wur­de für den Text- und Bild-Import in das zen­tra­le Daten­bank­sys­tem der Inge­nieurs­ge­sell­schaft sepa­rat ent­wi­ckelt.
Wesent­li­cher Unter­schied ist, dass die Auf­nah­me­po­si­tio­nen der Fotos gleich­zei­tig per GPS ver­mes­sen wer­den, wenn die Inge­nieu­rin­nen und Inge­nieu­re die­se wäh­rend des Dik­ta­tes ablich­ten.

Claus Michael Sattler - Speech2Printer für Versicherungen
Claus Michael Sattler - Speech2Printer für Ingenieure

In den Rechen­zen­tren ste­hen sog. auto­ma­ti­sier­te Sprach­er­ken­nungs­ar­beits­plät­ze mit einer Soft­ware für die Sprach­er­ken­nung und tran­skri­bie­ren das Dik­tat in Text. Eine von der egs Com­pu­ter Ver­trieb GmbH, mei­nem Team bei Dic­ta­Team und mir ent­wi­ckel­ten Spe­zi­al­lö­sung „dic­ta­te on demand dra.mover“ mon­tiert wäh­rend der Tran­skrip­ti­on durch die Sprach­er­ken­nungs­soft­ware die Bil­der an den Stel­len im Text, an denen sie wäh­rend des Dik­ta­tes dik­tiert wur­den.
Die fer­tig gestell­ten Doku­men­te aus Text­pas­sa­gen und ein­ge­füg­ten Bil­dern wer­den über die bereits oben genann­te Cloud-Sto­ra­ge-Tech­no­lo­gie zur Wei­ter­ver­ar­bei­tung bereit­ge­stellt. In die­sem Fall wer­den die Cloud-Sto­ra­ge-Ser­ver Deutsch­land betrie­ben. Das schreibt das Bun­des­da­ten­schutz­ge­setz so vor.
Die Wei­ter­ver­ar­bei­tung kann durch die Auto­ren selbst und oder durch an die Mit­ar­bei­te­rin­nen und Mit­ar­bei­ter im Innen­dienst erfol­gen. Gleich­zei­tig greift eine Import-Soft­ware für die Abla­ge der erstell­ten Doku­men­te in zen­tra­len Daten­bank­sys­te­men auf die Tex­te mit den Bil­dern zu. Zen­tra­le Daten­bank­sys­te­me kön­nen z.B. die fol­gen­den sein:

  • ERP Enter­pri­se-Resour­ce-Plan­ning-Sys­te­me
    • SAP R/3
    • SAP Busi­ness One
    • Micro­soft Dyna­mics
    • Infor
    • u.v.m.
  • CRM Custo­mer-Rela­ti­ons­hip-Manage­ment-Sys­tem
    • SAP Busi­ness One CRM
    • Micro­soft Dyna­mics 365
    • Sugar CRM
    • Infor CRM
    • ACT!
    • u.v.m.

    In die­sem spe­zi­el­len Fall erfolgt der Aus­druck der Doku­men­te aus­schließ­lich in den Büros der Ver­si­che­rungs­ge­sell­schaft und nicht unter­wegs.

Zum Schluß ste­hen fer­ti­ge Text­do­ku­men­te, die über das bun­des­wei­te Kyo­ce­ra-Dru­cker-Netz­werk dezen­tral aus­ge­druckt wer­den kön­nen.

 

 

Zusammenarbeit mit Kyocera