
Speech2Printer
Fest installierte Büro-Infrastrukturen in die Mobilität zu überführen ist eine Herausforderung, der ich mich gestellt habe. Den folgenden Prozess habe ich realisiert. Dieser kann jederzeit an Hand von differierenden Vorgaben modifiziert werden.
- Gedanken per Sprache aufzeichnen
- Diese Aufzeichnung verschlüsselt über eine Cloud an eine Spracherkennungssoftware senden
- Die gesprochenen Gedanken durch eine professionelle Spracherkennung in einer Cloud transkribieren lassen
- Über die gleiche Cloud die fertigen Texte an sich selbst und das eigene Büro senden lassen
- Zuletzt, wo immer man sich aufhält, ausdrucken können.
Die Lösung “Speech2Printer” gibt es in zwei verschiedenen Ausprägungen.
Der Prozess — Vom gesprochenen Wort zum gedruckten Text

Dezentrale / zentrale Dokuementenerstellung, zentraler Ausdruck
Bei einer Versicherungsgesellschaft sollten die Mitarbeiter im Vertrieb-Außendienst und im Außendienst für die Schadenbearbeitung ihre Berichte nicht mehr von Hand tippen, sondern diese unterwegs mit möglichst geringem Aufwand erstellen können. Die Lösung ist wie folgt realisiert worden:
Als Basis dient das von meinem Team und mir entwickelte Smartphone-Diktiergerät „dictate on demand mobile“ von DictaTeam. Mit dieser Diktier-App kann nicht nur Sprache aufgezeichnet werden, sondern sie kann sich auch automatisch merken, zu welchen Textstellen Fotos aufgenommen wurden. Die Aufzeichnung solcher Sprachdateien mit Fotos kann sowohl unterwegs, als auch im Büro erfolgen. Das Smartphone oder der Tablet-PC macht die Autoren standortunabhängig.
Nach der Erstellung des Diktates und der Fotos werden nun alle Bestandteile über eine verschlüsselte, in Deutschland betriebene Cloud-Storage-Lösung in eines der angeschlossenen Rechenzentren vom Smartphone oder Tablet-PC versandt.
Dezentrale / zentrale Dokuementenerstellung, dezentraler Ausdruck
Eine Ingenieursgesellschaft suchte nach einer mobilen Dokumentationslösung und der Möglichkeit, die dezentral oder zentral erstellten Dokumente möglichst dezentral auszudrucken.
Basis dieser Lösung ist ebenfalls das bei der Versicherungsgesellschaft – siehe links von diesem Beitrag – eingesetzte Smartphone-Diktiergerät „dictate on demand mobile“ von DictaTeam, die Spracherkennungslösung in den deutschen Rechenzentren und das verschlüsselte, Bundesdatenschutzgesetz-konforme Cloud-Storage-System.
Für die Erstellung der Dokumentationen nutzen die Ingenieurinnen und Ingenieure die gleichen Verfahren wie die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Versicherungsgesellschaft. Eine spezielle Import-Software wurde für den Text- und Bild-Import in das zentrale Datenbanksystem der Ingenieursgesellschaft separat entwickelt.
Wesentlicher Unterschied ist, dass die Aufnahmepositionen der Fotos gleichzeitig per GPS vermessen werden, wenn die Ingenieurinnen und Ingenieure diese während des Diktates ablichten.


In den Rechenzentren stehen sog. automatisierte Spracherkennungsarbeitsplätze mit einer Software für die Spracherkennung und transkribieren das Diktat in Text. Eine von der egs Computer Vertrieb GmbH, meinem Team bei DictaTeam und mir entwickelten Speziallösung „dictate on demand dra.mover“ montiert während der Transkription durch die Spracherkennungssoftware die Bilder an den Stellen im Text, an denen sie während des Diktates diktiert wurden.
Die fertig gestellten Dokumente aus Textpassagen und eingefügten Bildern werden über die bereits oben genannte Cloud-Storage-Technologie zur Weiterverarbeitung bereitgestellt. In diesem Fall werden die Cloud-Storage-Server Deutschland betrieben. Das schreibt das Bundesdatenschutzgesetz so vor.
Die Weiterverarbeitung kann durch die Autoren selbst und oder durch an die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Innendienst erfolgen. Gleichzeitig greift eine Import-Software für die Ablage der erstellten Dokumente in zentralen Datenbanksystemen auf die Texte mit den Bildern zu. Zentrale Datenbanksysteme können z.B. die folgenden sein:
- ERP Enterprise-Resource-Planning-Systeme
- SAP R/3
- SAP Business One
- Microsoft Dynamics
- Infor
- u.v.m.
- CRM Customer-Relationship-Management-System
- SAP Business One CRM
- Microsoft Dynamics 365
- Sugar CRM
- Infor CRM
- ACT!
- u.v.m.
In diesem speziellen Fall erfolgt der Ausdruck der Dokumente ausschließlich in den Büros der Versicherungsgesellschaft und nicht unterwegs.
Zum Schluß stehen fertige Textdokumente, die über das bundesweite Kyocera-Drucker-Netzwerk dezentral ausgedruckt werden können.